En tiempos de crisis, como el paso del huracán Beryl, la comunicación efectiva con todas las partes interesadas es crucial para mantener la confianza y la seguridad.
Aquí compartimos el paso a paso detallado para asegurar que todos estén informados y alineados durante la activación del Plan de Continuidad:
1. Identificación de Partes Interesadas:
– Internas: Empleados, directivos, y socios.
– Externas: Clientes, proveedores, reguladores, medios de comunicación, comunidad.
2. Asegurar el rol del Equipo de Comunicación de Crisis:
– Garantizar de que tengan acceso a todas las herramientas y recursos necesarios.
3. Desarrollo de Mensajes Clave:
– Claridad y Transparencia: Informar sobre la situación actual, las medidas que se están tomando y los pasos a seguir.
– Frecuencia: Según el nivel de la emergencia tener definido con qué frecuencia se enviarán las actualizaciones (diarias, cada pocas horas, etc.).
4. Canales de Comunicación:
– Internos: Correos electrónicos, intranet, aplicaciones de mensajería interna (como google o Microsoft Teams).
– Externos: Redes sociales, sitio web y comunicados de prensa.
5. Comunicación con Empleados:
– Instrucciones Claras: Proporcionar directrices específicas sobre seguridad y procedimientos a seguir.
– Línea de Ayuda: Establece un número de contacto o correo electrónico para consultas y apoyo.
6. Información a Clientes, Proveedores y Reguladores:
– Actualizaciones Regulares: Mantener a los clientes y proveedores informados sobre el estado de las operaciones y cualquier posible retraso.
– Compromiso: Reafirma tu compromiso con la calidad y la continuidad del servicio.
7. Relación con accionistas:
– Transparencia Financiera: Tener información sobre el impacto potencial en las finanzas y las medidas de mitigación.
– Confianza: Mantén una comunicación abierta para fortalecer la confianza y la seguridad en la gestión de la crisis.
8. Gestión de Medios de Comunicación:
Si tu la exposición pública es material en tu organización:
– Portavoz Oficial: Designar un portavoz para todas las interacciones con los medios.
– Comunicados de Prensa: Prepara comunicados de prensa con información precisa y actualizada.
9. Monitoreo y Retroalimentación:
– Escucha Activa: Monitorear las respuestas y comentarios de todas las partes interesadas.
– Ajustes Necesarios: Realizar los ajustes en la comunicación según sea necesario para abordar preocupaciones y preguntas.
10. Evaluación Post-Crisis:
– Análisis: Evalúar la efectividad de las comunicaciones durante la crisis.
– Lecciones Aprendidas: Documentar las lecciones aprendidas y actualiza el Plan de Continuidad y Comunicación para futuras emergencias.
La comunicación constante con empleados, clientes, proveedores y reguladores, acompañada de una gestión profesional de medios de comunicación, refuerza la confianza y asegura una respuesta coordinada ante la crisis. Monitorear activamente las respuestas y realizar ajustes según sea necesario permite abordar preocupaciones de manera efectiva.
